Polecamy

W jaki sposób wyczyścić tusz, który zasechł?

Przewodnik po prawidłowej dezynfekcji biura

Poradnik

Jak nie dopuścić do tego, aby skrzynka odbiorcza przejęła twoje życie.

Wiek komputerów jest wspaniały. Zadania, które kiedyś zajmowały dni, teraz zajmują sekundy, informacje są zawsze dostępne za jednym naciśnięciem przycisku, a firmy mogą rozszerzyć swoją sferę zbywalności poza lokalne mury i do kronik cyberprzestrzeni. Jednak w przypadku wszystkich tych pozytywów należy powiedzieć, że są pewne negatywy, które z tym związane.

Jeśli jesteś kierownikiem biura, możesz rozważyć e-mail za jeden z tych negatywów. Być może traktujesz przejście do swojej skrzynki odbiorczej jak wyrok dożywocia. Ile wiadomości spam dostanę dzisiaj, myślisz z westchnieniem. Następnie jest sprawa po prostu sortowania tych dobrych. Które z nich wymagają waszej natychmiastowej uwagi, a które można ignorować do później? Które z nich są tylko najnowszymi wiadomościami od jednego z waszych współpracowników? Jeśli okaże się, że wydajesz za dużo każdego dnia przesiewania przez swojego maila, ten artykuł jest dla Ciebie. Opracowaliśmy dla Ciebie prosty zestaw sposobów na uporządkowanie skrzynki odbiorczej i przekształcenie Twojego maila z powrotem w pozytywny.

Tworzenie folderów

Pierwszym krokiem w kierunku uczynienia twojej skrzynki odbiorczej miejscem spokoju i ciszy jest stworzenie kilku folderów. Jeśli kiedykolwiek zrobiłeś to ze swoimi zakładkami internetowymi, być może wiesz już, jak bardzo mogą one ułatwić znalezienie czegoś (zwłaszcza jeśli jesteś packratem z zakładkami). Dlaczego nie spróbować tego samego z twoim e-mailem? Wiele osób nawet nie zdaje sobie sprawy z wielu rzeczy, jakie może zrobić ich Outlook. To wstyd, bo choć Microsoft może nie jest idealną firmą, to naprawdę załadował swój program pocztowy z wieloma funkcjami, które prawdopodobnie nie są używane przez dziewięćdziesiąt procent użytkowników. Jeśli jesteś jednym z nich - zrób jedną rzecz zanim pójdziesz dalej. Poświęć około godziny i po prostu zbadaj swoją pocztę. Po prostu baw się nim. Zobacz, co może zrobić. Możliwe, że będziesz zaskoczony tym, co znajdziesz.

Ok, czas wracać do pracy z tworzeniem folderów. Powiedzmy, że chcesz, aby wszystkie e-maile twojego klienta znalazły się w jednym folderze, wszystkie e-maile twojego pracownika trafiły do innego folderu, a następnie e-maile twojego szefa znalazły się w trzecim folderze. Możesz oczywiście kontynuować, ale my zatrzymamy się na tym dla zwięzłości, a ponieważ nie wiemy jak konkretnie chcesz rozdzielić swoje e-maile od kategorii. Aby to zrobić, po prostu przejdź pod Plik i kliknij ikonę Nowy Folder. Oznacz coś łatwego jak "Klienci" lub "Szef". Nie ma sensu być tu kreatywnym, a następnie tworzyć dodatkowy poziom dezorientacji, gdy idziesz po pocztę. Zrób to raz za razem dla każdej z różnych kategorii, które chcesz stworzyć.

Kierowanie ruchem e-mailowym

Kiedy już będziesz miał swoje foldery, możesz się zastanawiać, czy będziesz musiał skopiować i wkleić każdy email do właściwego folderu, kiedy zostanie on otrzymany. Oczywiście, że nie, to byłoby po prostu dodanie kilku dodatkowych kroków i stworzenie jeszcze większego zamieszania w skrzynce odbiorczej. To, czego chcemy, to ułatwić Ci trochę życie emailowe. Więc oto następny krok. Zamierzasz stworzyć zasady dla każdego z twoich folderów. Robi się to za pomocą programu Outlook i można go łatwo skonfigurować tak, aby dystrybuować swoje emaile do odpowiednich folderów. Możesz to ustawić według tematyki lub według nadawcy. W ten sposób, jeśli twój szef wyśle ci pilną wiadomość, przejdzie ona bezpośrednio do folderu szefa, który utworzyłeś i będziesz wiedział, że musisz rzucić okiem na ten email i zaadresować go, zanim dostaniesz się do innych folderów i wszelkich nowych wiadomości, które tam masz. Nadal będziesz miał powiadomienie w głównym systemie, które powie ci, kiedy otrzymałeś nowe wiadomości i do jakiego folderu powinieneś zajrzeć, aby je znaleźć.

Prawdziwa skrzynka odbiorcza

Teraz, gdy już uporządkowałeś skrzynkę pocztową, co zrobić z tą na biurku, piętrząc papiery z każdej strony? Cóż, są pewne proste kroki, które można podjąć, aby to wyjaśnić i zmniejszyć obciążenie. Firma 3M i Rolodex oferują szereg produktów, o których być może nigdy nie słyszałeś, a które mogą pomóc Ci w zorganizowaniu się w pośpiechu. Poświęć czas na znalezienie dobrego sklepu internetowego z artykułami biurowymi i przejrzyj ich wybór, aby znaleźć doskonałe narzędzia, których możesz użyć do sprzątania bałaganu.

Zobacz

Nacinarka do kartonu - co warto wiedzieć

Prowadząc magazyn czy firmę wysyłkową masz do czynienia z olbrzymią ilością kartonów. I...

Leasing urządzeń drukujących - czy to się...

Niezależnie od tego, czy prowadzisz małą, czy dużą firmę, drukarka jest jednym z...

Jak zapobiegać smugom z mopa

Czy nie nienawidzisz, kiedy poświęcasz czas i energię na mopowanie podłóg, tylko po to, aby...