Wiek komputerów jest wspaniały. Zadania, które kiedyś zajmowały dni, teraz zajmują sekundy, informacje są zawsze dostępne za jednym naciśnięciem przycisku, a firmy mogą rozszerzyć swoją sferę zbywalności poza lokalne mury i do kronik cyberprzestrzeni. Jednak w przypadku wszystkich tych pozytywów należy powiedzieć, że są pewne negatywy, które z tym związane.

Jeśli jesteś kierownikiem biura, możesz rozważyć e-mail za jeden z tych negatywów. Być może traktujesz przejście do swojej skrzynki odbiorczej jak wyrok dożywocia. Ile wiadomości spam dostanę dzisiaj, myślisz z westchnieniem. Następnie jest sprawa po prostu sortowania tych dobrych. Które z nich wymagają waszej natychmiastowej uwagi, a które można ignorować do później? Które z nich są tylko najnowszymi wiadomościami od jednego z waszych współpracowników? Jeśli okaże się, że wydajesz za dużo każdego dnia przesiewania przez swojego maila, ten artykuł jest dla Ciebie. Opracowaliśmy dla Ciebie prosty zestaw sposobów na uporządkowanie skrzynki odbiorczej i przekształcenie Twojego maila z powrotem w pozytywny.

Tworzenie folderów

Pierwszym krokiem w kierunku uczynienia twojej skrzynki odbiorczej miejscem spokoju i ciszy jest stworzenie kilku folderów. Jeśli kiedykolwiek zrobiłeś to ze swoimi zakładkami internetowymi, być może wiesz już, jak bardzo mogą one ułatwić znalezienie czegoś (zwłaszcza jeśli jesteś packratem z zakładkami). Dlaczego nie spróbować tego samego z twoim e-mailem? Wiele osób nawet nie zdaje sobie sprawy z wielu rzeczy, jakie może zrobić ich Outlook. To wstyd, bo choć Microsoft może nie jest idealną firmą, to naprawdę załadował swój program pocztowy z wieloma funkcjami, które prawdopodobnie nie są używane przez dziewięćdziesiąt procent użytkowników. Jeśli jesteś jednym z nich - zrób jedną rzecz zanim pójdziesz dalej. Poświęć około godziny i po prostu zbadaj swoją pocztę. Po prostu baw się nim. Zobacz, co może zrobić. Możliwe, że będziesz zaskoczony tym, co znajdziesz.

Ok, czas wracać do pracy z tworzeniem folderów. Powiedzmy, że chcesz, aby wszystkie e-maile twojego klienta znalazły się w jednym folderze, wszystkie e-maile twojego pracownika trafiły do innego folderu, a następnie e-maile twojego szefa znalazły się w trzecim folderze. Możesz oczywiście kontynuować, ale my zatrzymamy się na tym dla zwięzłości, a ponieważ nie wiemy jak konkretnie chcesz rozdzielić swoje e-maile od kategorii. Aby to zrobić, po prostu przejdź pod Plik i kliknij ikonę Nowy Folder. Oznacz coś łatwego jak "Klienci" lub "Szef". Nie ma sensu być tu kreatywnym, a następnie tworzyć dodatkowy poziom dezorientacji, gdy idziesz po pocztę. Zrób to raz za razem dla każdej z różnych kategorii, które chcesz stworzyć.

Kierowanie ruchem e-mailowym

Kiedy już będziesz miał swoje foldery, możesz się zastanawiać, czy będziesz musiał skopiować i wkleić każdy email do właściwego folderu, kiedy zostanie on otrzymany. Oczywiście, że nie, to byłoby po prostu dodanie kilku dodatkowych kroków i stworzenie jeszcze większego zamieszania w skrzynce odbiorczej. To, czego chcemy, to ułatwić Ci trochę życie emailowe. Więc oto następny krok. Zamierzasz stworzyć zasady dla każdego z twoich folderów. Robi się to za pomocą programu Outlook i można go łatwo skonfigurować tak, aby dystrybuować swoje emaile do odpowiednich folderów. Możesz to ustawić według tematyki lub według nadawcy. W ten sposób, jeśli twój szef wyśle ci pilną wiadomość, przejdzie ona bezpośrednio do folderu szefa, który utworzyłeś i będziesz wiedział, że musisz rzucić okiem na ten email i zaadresować go, zanim dostaniesz się do innych folderów i wszelkich nowych wiadomości, które tam masz. Nadal będziesz miał powiadomienie w głównym systemie, które powie ci, kiedy otrzymałeś nowe wiadomości i do jakiego folderu powinieneś zajrzeć, aby je znaleźć.

Prawdziwa skrzynka odbiorcza

Teraz, gdy już uporządkowałeś skrzynkę pocztową, co zrobić z tą na biurku, piętrząc papiery z każdej strony? Cóż, są pewne proste kroki, które można podjąć, aby to wyjaśnić i zmniejszyć obciążenie. Firma 3M i Rolodex oferują szereg produktów, o których być może nigdy nie słyszałeś, a które mogą pomóc Ci w zorganizowaniu się w pośpiechu. Poświęć czas na znalezienie dobrego sklepu internetowego z artykułami biurowymi i przejrzyj ich wybór, aby znaleźć doskonałe narzędzia, których możesz użyć do sprzątania bałaganu.