Ostatnio w mediach wiele pisano i mówiono o tym, że kraj ten staje się kulturą bez papieru. Uważamy to za prawdę, po prostu dlatego, że dzień po dniu wbija się nam to do głowy. Ale co jeśli faktycznie zwolnimy i zbadamy to?

Tak, możesz płacić rachunki online, zmniejszając w ten sposób ilość wysyłanych listów. Co jeszcze? Czy kiedykolwiek naprawdę napisałeś tyle listów osobistych, które teraz zostały zastąpione przez pocztę elektroniczną? Cóż, może napisałeś. Hmm. ...cóż, wydaje się, że o to chodzi. Wciąż czytamy książki, wciąż drukujemy dokumenty, i wciąż podpisujemy umowy w staromodny sposób. Tak, istnieją internetowe odpowiedniki tych wszystkich rzeczy, i tak, prawdopodobnie będzie czas w przyszłości, kiedy papier jest tak rzadki jak złoto, ale tego czasu na pewno nie ma teraz. Papier nas otacza, a my używamy go cały czas.

Z tym całym papierem, w rzeczywistości, może być łatwo stracić nad tym wszystkim kontrolę. Papiery upychają się tutaj w biurku, wrzuca się je do szafki na akta, a my nigdy nie znajdziemy niczego, kiedy tego potrzebujemy. Nasze biuro to bałagan, ponieważ nie mieliśmy systemu składania wszystkich ważnych dokumentów. Cóż, jeśli trzeba to naprawić, nie ma czasu jak teraz. Przejdźmy przez to i zobaczmy, co można zrobić, aby stworzyć nowy system archiwizacji dokumentów w swoim biurze.

Szafki na dokumenty

Jeśli uważasz, że powyższa uwaga miała na celu zdyskredytowanie szafki na dokumenty, zastanów się jeszcze raz. Szafki na dokumenty są wspaniałym zasobem i powinny być centralnym elementem każdego systemu przechowywania dokumentów na dużą skalę. Z drugiej strony, aby były efektywne, muszą być prawidłowo użytkowane. I tak wiele z nich nie jest prawidłowo użytkowanych. Papiery są wrzucane do tego czy tamtego segregatora, aż do momentu, gdy nie ma już poczucia porządku. W tym momencie można je równie dobrze rzucić na podłogę. To prawda, są one poza zasięgiem wzroku, ale nie będą łatwiejsze do zlokalizowania, gdy będziesz potrzebował tego ważnego dokumentu.

Podczas uruchamiania nowego systemu archiwizacji, rozejrzyj się po biurze i zobacz, co masz przed zakupem nowych materiałów. Możesz mieć to, czego potrzebujesz, lub nie, a zaoszczędzony grosz to grosz zarobiony. Jednak teraz nie jest to również czas na skąpstwo. Jeśli nie masz tego, czego potrzebujesz, nie rób tego tak po prostu. Materiały archiwizacyjne są zadziwiająco tanie, więc nie czepiaj się każdego grosza, jakby to był twój ostatni. Poza tym, co i tak kupuje się w dzisiejszym społeczeństwie za grosze?

Foldery plików

Rozpocznij nowy system archiwizacji, oznaczając wszystkie swoje foldery odpowiednimi nagłówkami, a następnie przejdź do niego. Smead tworzy dobry folder do użytku biurowego, podobnie jak Pendaflex. Jeśli nie masz jeszcze szafki na dokumenty, wyjdź na zewnątrz i kup ją. Nie musi to być najlepsza szafka na rynku, ale należy wybrać taką, która spełni swoje zadanie i będzie pasować do wystroju biura. Kiedy to jest wyrównane do kwadratu, można zacząć umieszczać swoje foldery wewnątrz w sposób, który ma sens i będzie łatwo dostępne.

Upewnij się, że postępujesz zgodnie z systemem składania dokumentów, który jest prosty i, co ważniejsze, jednolity w całej szafce. To właśnie tutaj wiele systemów segregatorów idzie na manowce. Ludzie mają tendencję do rozpoczęcia dobrze, alfabetyzując wszystko, i uzyskać ich szafka akta w odpowiedniej kolejności. Potem pociąg zaczyna spadać z torów. Zaczynają umieszczać rzeczy w szafce według kolejności ważności lub daty, a pod koniec dnia nie wiadomo, gdzie coś jest. Wybierają jeden sposób składania i postępują zgodnie z nim w całej szafce. W ten sposób każdy będzie mógł z łatwością śledzić system i nie popsuje niczego dobrego.

Oddzielny przewodnik

Jest to coś, co może być nieocenione, ale rzadko jest używane przez kogokolwiek. Możesz sprawić, że Twój system archiwizacyjny będzie o wiele lepszy, jeśli stworzysz osobny przewodnik po Twoim systemie archiwizacyjnym i umieścisz go na górze szafki na dokumenty. W ten sposób nikt nie będzie miał żadnych wątpliwości co do tego, gdzie można je znaleźć. Może to brzmieć jak dużo dodatkowej pracy, ale na dłuższą metę zaoszczędzi nieobliczalną ilość czasu.